文档整篇翻译的价值在于「交出去就能用」，而排版能不能还原，主要取决于源文件是结构化文档还是扫描图像。搞清楚这一点，可以避免大部分返工。

Word 文档为什么还原得更好

.docx 本质上是结构化的文本容器，标题层级、项目符号、表格单元格、页眉页脚都有明确标记。翻译时按段落逐个替换文字，再回填到原有样式中，所以标题仍然是标题，表格仍然是表格，页边距也不会跑。

需要注意的是手工排版：用空格对齐、用回车换页、用文本框拼版式的文档，结构信息本身就是错的，译文回填后自然容易错位。这类文件建议先在 Word 里改用样式与表格重新整理，再翻译。

PDF 要看是「文字版」还是「扫描版」

文字版 PDF 保留了文本层与坐标信息，翻译后可以按原坐标重新排版，效果接近原始文件；扫描版 PDF 只有图像，必须先做 OCR 再翻译，识别误差会直接影响译文，复杂表格与多栏版式尤其明显。

判断方法很简单：在 PDF 阅读器里试着选中一段文字，能选中就是文字版，选不中就是扫描版。扫描件如果必须翻译，尽量提供清晰、平整的原件，或者直接索取可编辑版本。

长文档拆分的两个原则

超过常规篇幅上限的文档，可以按章节拆分后分批翻译。拆分时保持每一章从标题开始、到小节结束，不要从句子中间截断；同时沿用同一份术语表，保证前后译名一致。需要交付双语版本时，选择双语输出模式，左右两栏会逐段对齐，校对起来更快。

译完后先预览再下载，确认目录页码、图表编号没有错位，再发给对方，能省掉一轮来回确认。