英文商务邮件的礼貌程度，主要由称呼、开场句和结尾句三处决定。内容写得再好，开头生硬也会让对方觉得不舒服。
称呼与开场
知道姓名用 Dear Mr. Smith / Dear Ms. Chen，不确定性别用 Dear Alex Chen 或直接 Hi Alex。群发或不知具体对接人时，用 Dear Sir or Madam 显得疏远，To whom it may concern 更是老派，能用具体部门名就用 Dear Sales Team。
首次联系常用 I am writing to inquire about... 回复则用 Thank you for your email regarding... 催办不要写 Why no reply，改成 I would like to follow up on my previous email sent on October 12.
正文的三段结构
第一段说明来意，第二段给出必要背景与具体诉求，第三段说明期望的下一步与时间。诉求要可执行：Could you confirm the delivery date by Friday? 比 Please reply as soon as possible 有效得多。
附件提醒放在正文末尾：Please find the quotation attached. 忘记附上再补发一封，容易让对方以为文件缺失。
结尾与落款
期待回复用 I look forward to hearing from you. 需要对方行动时用 Please let me know if you need any further information. 正式场合用 Best regards / Sincerely，熟悉同事用 Best / Thanks。
签名档保留姓名、职位、公司与电话，跨国沟通时加上时区或可用时间段，能减少来回确认的次数。
开场与结尾的分寸
第一次联系用 I'm writing to inquire about...，回复旧邮件用 Thank you for your prompt reply。请求对方做事时用 Could you please...，比 Please do... 更柔和。结尾避免千篇一律的 Best regards，熟络同事可用 Thanks again，正式场合用 Sincerely。称呼不确定性别时用 Dear Alex Chen，不要猜 Mr 或 Ms。
邮件正文一段只讲一件事，超过三件事就分条列出。附件在正文里点名：Attached is the revised contract. 不要只写 Please see the attachment，收件人容易漏看。发送前检查收件人与抄送人，避免把内部讨论发给客户。