会议纪要不是逐字记录，而是把讨论压缩成「结论、责任人、时间」三件事。写得好，没参会的人读一遍就能接手。

固定模板省一半时间

开头四行固定信息：Meeting title、Date and time、Attendees、Absent。正文分三块：Agenda、Discussion、Action items。最后附 Next meeting。模板固定下来，每次只需替换内容，读者也能快速定位。

Action items 建议用表格或短句列表，每条包含动作、负责人、截止日期：Tom to finalize the vendor comparison by Friday. 用 to 连接人和动作，比写成完整句子更紧凑，也不会混淆时态。

时态与语气

讨论过程用过去时：The team reviewed the Q3 numbers and raised concerns about churn. 已达成的决议用现在时或现在完成时：We agreed to postpone the launch until November. 未定事项标注状态：Pending legal review. 全篇避免情态动词堆叠，could、might 会让责任变模糊。

记录分歧时保持中立：Two options were discussed; no decision was reached. 不要写某人反对某人，改写为「对某方案存在顾虑」，既保留信息又不制造对立。

发出前的三分钟检查

先看每条决议是否有人负责，再看每个日期是否明确到日，最后看缩写是否首次出现时给过全称。三项都过，再把纪要发到群里，并请参会者在二十四小时内指出偏差，避免后续扯皮。

需要跨语言协作时，把纪要整篇译成中文再发，专业名词沿用项目里的既有译法，不要每封邮件换一种说法。

纪要里的负责人写姓名全称，不要只写缩写或昵称，跨部门传阅时容易认错人。截止日期写到具体某天，避免写 next week，因为不同人对“下周”的理解可能不同。